Задумывались ли Вы над тем, сколько входящих звонков не доходит до нужного адресата? По статистике это 75% телефонных вызовов в сфере бизнеса. Причины могут быть разными – абонент находится за пределами офиса (37%), разговаривает по другой линии (18%), находится на совещании (14%), занят очень срочным делом (13%) и т.п.
Телефонные звонки, не достигшие своей цели (нужного специалиста), - это пустая трата времени и сил Ваших сотрудников и разочарование звонящего - потенциального клиента или партнера по бизнесу. Если люди не сумеют дозвониться до Вас, Вы в свою очередь не сможете предложить им свой товар или услугу. Это почти аксиома. А значит, не нужно лишний раз доказывать и всю важность проблемы потерянных вызовов.
Не менее серьезная проблема - большой объем второстепенных телефонных звонков. Сотрудники многих предприятий буквально не знают, куда деваться от потока звонков, зачастую значительно менее важных, чем та работа, от которой они отвлекают. Причем для обслуживания примерно половины вызовов интеллект сотрудников совсем не нужен - это просьбы о предоставлении стандартной справочной информации, например о том, как проехать в компанию, о часах ее работы и т. п.
Еще одна актуальная проблема - эффективное распространение информации о телефонных звонках внутри компании. Если вызов не достиг нужного абонента, коллеги последнего любезно согласятся сообщить ему о звонке, записав информацию на небольшом листке бумаги и прикрепив его на рабочий стол или компьютер. Этот допотопный способ обмена сообщениями получил огромное распространение. Но беда в том, что подобные записочки больше запутывают ситуацию, нежели проясняют ее. Как правило, в них не содержится ничего о сути звонка - лишь имя или телефон звонящего. Неудивительно, что, по статистике, порядка 70% подобных бумажных сообщений абсолютно бесполезны.
Решить все перечисленные проблемы - и не только их - позволяют современные системы голосовой почты.
Система голосовой почты (ГП) предназначена для расширения возможностей мини-АТС и предоставляет абонентам персональные ящики для голосовых сообщений.
Используя ГП Вы можете:
-
Принимать сообщения в свой почтовый ящик от других абонентов мини-АТС или любого человека, позвонившего Вам извне.
-
Посылать сообщение одному или нескольким абонентам, находящимся как в офисе, так и вне офиса.
-
Пересылать сообщение из Вашего почтового ящика в другой почтовый ящик.
-
Прослушивать сообщения в Вашем почтовом ящике, находясь в любом месте. (Для этого требуется телефон с тональным набором).
-
Записывать текущий разговор в свой почтовый ящик (2 WayRecord) или в любой другой почтовый ящик (2 WayTransfer).
-
Устанавливать переадресацию на своем телефоне на свой почтовый ящик по занятости или неответу. (CallForward)
-
Переключить текущий разговор на любой почтовый ящик (VoiceTransfer).
-
Прослушивать сообщение, которое в данный момент кто-то записывает в Ваш почтовый ящик и принять решение – ответить звонящему или нет.
-
Получать уведомления о наличии новых сообщений в Вашем почтовом ящике
-
Кроме того ГП обладает следующими функциями:
-
Автоинформатор – позволяет записывать большой объем справочной и рекламной информации, которую приходится часто повторять.
-
Автоматический оператор – отвечает и распределяет входящие звонки при помощи иерархического голосового меню (Interactive Voice Response). Эта функция позволит Вам организовать собственный Центр Обработки Вызовов.
-
Обслуживание в режиме «интервью». Можно настроить систему таким образом, что позвонивший будет направлен к почтовому ящику «Вопросы и Ответы». Система задаст вопросы и запишет ответы звонящего. Эта функция идеальна для заказов по телефону, отсеивания кандидатов на работу или проведения опросов и анкет по телефону.
-
Групповая доставка - позволяет послать сообщения нескольким абонентам сразу. Руководитель предприятия может послать свое сообщение всем сотрудникам, имеющим почтовые ящики, не собирая всех на общее собрание, что экономит немало времени.
Существует три основных подхода к организации ГП:
1. Установка оборудования того же производителя, что и офисная АТС . Преимуществом такого подхода является гарантированная совместимость оборудования и встроенные возможности мини-АТС для работы именно с этим оборудованием.
Мы предлагаем голосовую почту Panasonic серии KX-TDE.
Также для мини-АТС Panasonic разработана упрощенная система голосовой почты на базе внутренних плат KX-TE\)
2. Установка систем ГП сторонних производителей, работающего с любыми типами АТС. Как правило такие системы обладают меньшими возможностями по сравнению с «фирменным» оборудованием, но при этом несколько дешевле.
3. Установка систем ГП как одного из приложений компьютерной телефонии (см. также «CTI»). Это может быть отдельно взятое приложение или одна из функций АТС, целиком построенной на базе компьютерной телефонии. Такие системы имеют весьма развитые функциональные возможности, удовлетворяющие самым требовательным запросам, но при этом имеют существенно более высокую стоимость.